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案例介绍

某公司采购部长一个人包办了公司价值较高的原材料采购，他的理由是这些原材料太重要了，交给其他人办他不放心。

一次这位采购部长出差，生产车间某项原材料短缺，仓库也断货了。


生产厂长联系采购部紧急采购，采购部其他员工表示采购不了。这种原材料平时由采购部长负责，其他采购人员没有供应商信息。采购部长人在飞机上，联系不上。

生产厂长找总经理反映情况，总经理亲自与供应商总经理联系，沟通紧急采购事宜。供应商随即传真来了该原材料的报价信息。

随后，采购人员到财务部请款，财务总监发现该原材料采购价格只有平时的⅓。财务总监以为该原材料降价了，建议总经理向供应商总经理确认降价原因。供应商总经理表示该原材料从未降价过。

问题曝光

总经理认为采购部长有问题。他指示，凡由采购部长经手采购的材料都要挑出来重新询价，具体由内审部负责。内审部组织重新询价后发现，经由这位采购部长操办的材料采购价格几乎都是正常报价的三倍。

公司以采购部长吃回扣为由，将其辞退。

问题解决

发生吃回扣事件后，总经理认为公司内控存在问题。他向财务总监提出，要设法完善制度彻底解决采购吃回扣问题。财务总监向他提出了五项建议：

① 采购部应实行不相容职务分离，采购的审批、询价、执行分别由不同人员来操作；

② 采购人员和询价人员定期轮换，不允许一个人长期对接一个供应商，避免串通；

③ 询价要货比三家，询价信息在公司内网上公开，接受全员监督；

④ 大额采购和长期频繁的原材料采购应建立招标制度，建立公司供应商名录库；

⑤ 授权公司内审部对采购询价信息进行不定期抽查，对供应商进行回访。 

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来源：指尖上的会计，作者：袁国辉